Yeni Ofis Açarken IT Kontrol Listesi

Yeni ofis kurulumunda teknik işlerin çoğu zor değildir; sorun neredeyse her zaman sıralamadan çıkar. Yanlış sırayla yapılan işler, taşınma gününde çalışan bir ofis yerine kutuların içinde bekleyen bilgisayarlar demektir.

Bu yazıda kurulum sürecini zamana yayılmış hâliyle anlatıyoruz. Süreler kesin değil, sıralama ise önemli.

En erken başlanması gereken iş: internet hattı

Yeni ofis kurulumunda en uzun süren madde neredeyse her zaman budur ve çoğu zaman en geç başlanan iştir. Adrese daha önce hat çekilmemişse altyapı çalışması gerekebilir ve bu, sağlayıcının takvimine bağlıdır.

Sözleşme imzalanır imzalanmaz başvuruyu yapın. Aynı anda ikinci bir soru sorun: bu adreste hangi sağlayıcıların altyapısı var? Tek sağlayıcının bulunduğu bir binada yedek hat kurmak zorlaşır. Kesintinin kabul edilemez olduğu bir iş yapıyorsanız, farklı altyapılardan iki hat almak taşınmadan önce planlanmalıdır.

Mevcut ofisin hattını kapatma tarihini de yeni hat çalıştığı doğrulanana kadar vermeyin. İki hattın bir süre birlikte çalışması, ödenen küçük bir bedele karşılık büyük bir risk azaltır.

Kablolama ve elektrik: duvarlar kapanmadan

Tadilat varsa ağ kablolaması elektrik tesisatıyla aynı anda planlanmalıdır. Duvarlar kapandıktan sonra çekilen her kablo ya görünürde kalır ya da yeniden kırım gerektirir.

Bu aşamada karar verilmesi gerekenler: kaç masa olacak, her masada kaç ağ prizi bulunacak, yazıcı ve toplantı odası nerede duracak, kablolar hangi noktada toplanacak ve kablosuz erişim noktaları nereye gelecek. Erişim noktalarının da kabloyla beslendiğini unutmayın; tavan noktaları bu aşamada bırakılmazsa sonradan sorun olur.

Ağ ekipmanının duracağı yeri de şimdi belirleyin: havalandırması olan, kilitlenebilen ve yeterli elektrik prizi bulunan bir alan. Kablo dolabının bir depo rafına sıkıştırıldığı ofislerde ekipman ömrü kısalır.

Donanım, lisans ve hesaplar

Bilgisayar ve ağ ekipmanı tedarikine erken başlayın; kurumsal modellerde teslim süresi tüketici modellerinden uzun olabilir. Aynı dönemde şu işler de yürütülür:

• Kullanıcı listesinin çıkarılması: kim hangi cihazı ve hangi lisansı kullanacak.
• Kurumsal e-posta hesaplarının ve ortak adreslerin planlanması.
• Yazıcı, tarayıcı ve varsa telefon santralinin belirlenmesi.
• Kesintisiz güç kaynağı ve kablo dolabı gibi ikinci plandaki ama kritik malzemeler.
• Kamera ve geçiş sistemi gerekiyorsa bunların ağ ihtiyacının kablolama planına eklenmesi.

Cihazların taşınmadan önce kurulup yapılandırılması, taşınma gününü belirgin biçimde kısaltır. Kutusundan çıkmamış bir bilgisayarı yerinde kurmak, hazırlanmış bir bilgisayarı masaya koymaktan çok daha uzun sürer.

Bütçede unutulan kalemler

Ofis kurulum bütçeleri genellikle bilgisayar ve mobilya üzerinden yapılır. Sonradan çıkan ve toplamı küçümsenmeyecek kalemler ise şunlardır:

• Kablolama işçiliği, kanal ve priz malzemesi.
• Kablo dolabı, raf ve düzenleme malzemeleri.
• Kesintisiz güç kaynağı ve aküsü.
• Kablosuz erişim noktaları ve bunların montajı.
• İnternet hattı kurulum bedeli ve gerekiyorsa altyapı katkı payı.
• Yazılım lisansları ve ilk yıl abonelikleri.
• Yedekleme için ikinci bir depolama alanı veya bulut aboneliği.

Bunların bütçeye baştan girmesi, kurulum ortasında yarım kalan işleri önler. Özellikle yedekleme kalemi, kurulum telaşında en sık ertelenen ve sonra unutulan maddedir.

Kim neyi üstleniyor?

Yeni ofis kurulumunda birden fazla taraf çalışır: tadilat firması, elektrikçi, internet sağlayıcısı, mobilya tedarikçisi ve IT ekibi. Sorunların çoğu bu tarafların birbirini beklemesinden çıkar.

Bu yüzden kimin neyi ne zamana kadar bitireceğinin tek bir listede toplanması gerekir. Kritik bağımlılıklar özellikle işaretlenmelidir: kablolama tadilat bitmeden yapılamaz, cihaz kurulumu kablolama bitmeden başlayamaz, taşınma tarihi internet hattı doğrulanmadan kesinleşmemelidir.

Taşınma günü

Taşınma gününde teknik işin mümkün olduğunca az olması hedeflenmelidir. O gün yapılacaklar sınırlı olmalı: cihazların yerleştirilmesi, ağ bağlantılarının doğrulanması ve yazıcı gibi paylaşılan kaynakların çalıştığının kontrol edilmesi.

Bir de sıralama vardır: önce ağ ekipmanı ve internet, sonra sunucu veya ortak depolama, en son kullanıcı bilgisayarları. Kullanıcı bilgisayarlarını ağ hazır olmadan açmak, çözülmesi gereksiz sorunlar üretir.

Eski ofisten sökülen ekipmanın ne olacağı da o gün belli olmalıdır. Özellikle eski bilgisayar ve sunucuların diskleri, elden çıkarılmadan önce güvenli biçimde silinmelidir.

İlk hafta

Taşınma tamamlandığında kurulum bitmiş sayılmaz. İlk haftada yapılması gerekenler: kablosuz kapsama alanının gerçek kullanımda kontrol edilmesi, yedekleme sisteminin kurulup geri dönüş testinin yapılması ve kullanıcılardan gelen küçük eksiklerin toplanması.

Bu dönem aynı zamanda belgelemenin tamamlanma zamanıdır: hangi priz nereye gidiyor, cihaz adresleri neler, hangi hesap kimde. Bu bilgi taşınma sıcaklığında yazılmazsa bir daha yazılmaz.

Özet kontrol listesi

1. 01Sözleşme imzalanır imzalanmaz internet hattı başvurusu yapıldı; adreste hangi altyapıların olduğu soruldu.
2. 02Kablolama planı elektrik tesisatıyla birlikte, duvarlar kapanmadan çıkarıldı.
3. 03Ağ ekipmanı için havalandırmalı ve kilitlenebilir bir alan ayrıldı.
4. 04Kullanıcı, cihaz ve lisans listesi çıkarıldı; tedarik erken başlatıldı.
5. 05Cihazlar taşınmadan önce kurulup yapılandırıldı.
6. 06Eski hat, yeni hat çalıştığı doğrulanana kadar kapatılmadı.
7. 07Taşınma günü sıralaması: ağ → sunucu → kullanıcı bilgisayarları.
8. 08İlk hafta: kablosuz kapsama kontrolü, yedekleme kurulumu ve geri dönüş testi, belgeleme.

Adres değişikliğinin teknik olmayan tarafı

Kurulum tamamlandıktan sonra kolayca unutulan bir iş kalır: adresin değiştiğini bilmesi gereken yerlerin güncellenmesi. Web sitesindeki iletişim sayfası, Google işletme kaydı, sosyal medya profilleri, fatura şablonları, e-posta imzaları ve kargo firmalarındaki kayıtlar bunların başında gelir.

Google işletme kaydı özellikle önemlidir; yerel aramalarda eski adresle görünmek, hem müşteri kaybettirir hem de yanlış adrese giden ziyaretçiler üretir. Bu güncellemeyi taşınmadan sonraki ilk günlere yazılı bir madde olarak koyun, aksi hâlde aylar sürebiliyor.

Bir de sabit telefon numarası meselesi var. Numaranın yeni adrese taşınıp taşınamayacağı santral bölgesine bağlıdır ve bu, ancak sağlayıcıya sorulunca netleşir. Numara taşınamıyorsa yönlendirme kurulması ve değişikliğin müşterilere duyurulması gerekir; bu iş de taşınma öncesinde planlanmalıdır.