Şirket Bilgisayarı Alırken Nelere Bakmalı?

Şirket bilgisayarı alırken yapılan en yaygın hata, kararı tek bir rakam üzerinden vermektir: fiyat ya da işlemci modeli. Oysa kullanıcının gününü belirleyen şey genellikle bu ikisi değildir ve yanlış yere ayrılan bütçe, hem pahalı hem yavaş bir cihazla sonuçlanabilir.

Önce kullanıcıyı tanımlayın

Aynı ofiste çalışan iki kişinin ihtiyacı birbirinden çok farklı olabilir. Kaba bir ayrım işi kolaylaştırır:

• Ofis kullanıcısı: e-posta, tarayıcı, ofis uygulamaları, muhasebe programı. Çok sayıda sekme ve program aynı anda açık kalır.
• Yoğun kullanıcı: büyük tablolar, veri işleme, aynı anda çalışan birden fazla ağır uygulama.
• Tasarım ve mühendislik kullanıcısı: görsel işleme, CAD, video. Ekran kartı ve bellek burada belirleyicidir.
• Saha kullanıcısı: taşınabilirlik, pil ömrü ve dayanıklılık öncelikli.

Herkese aynı modeli almak yönetimi kolaylaştırır ama bütçeyi verimsiz kullandırır: bir grup gereğinden fazlasını alırken diğeri yetersiz kalır.

Paranın gerçekten fark yarattığı yer

Sıralama şu şekildedir ve çoğu satın almada tam tersi yapılır.

Birincisi disk. Bilgisayarın gündelik hızını en çok belirleyen bileşendir. Katı hâl disk (SSD) olmayan bir cihaz, işlemcisi ne olursa olsun yavaş hissettirir. Bugün alınan hiçbir kurumsal cihazda mekanik disk tercih edilmemelidir.

İkincisi bellek. Ofis kullanıcısında yavaşlık şikâyetlerinin büyük bölümü işlemciden değil, yetersiz bellekten kaynaklanır. Belleğin sonradan artırılabilir olup olmadığını satın alırken kontrol edin; ince dizüstü modellerin bir kısmında bellek anakarta lehimlidir ve büyütülemez.

Üçüncüsü işlemci. Önemlidir ama ofis kullanımında orta seviye ile üst seviye arasındaki fark, disk ve bellek farkı kadar hissedilmez. Dördüncüsü ekran kartı: tasarım ve mühendislik dışında ayrı bir ekran kartı gerekmez.

Sık atlanan bir kalem daha var: ekran. Kullanıcı gününün tamamını ona bakarak geçirir. İkinci bir ekran, çoğu ofis işinde daha pahalı bir bilgisayardan daha fazla verim artışı sağlar.

Dizüstü mü, masaüstü mü?

Masaüstü, aynı bütçeye daha yüksek performans ve daha kolay yükseltme imkânı verir; parçası bozulduğunda yalnızca o parça değişir. Dizüstü ise taşınabilirlik sağlar ve evden çalışma ile saha ziyaretlerini mümkün kılar.

Karar, cihazın ofis dışına çıkıp çıkmayacağına göre verilmelidir. Hiç taşınmayacak bir masaya dizüstü koymak, hem gereksiz maliyet hem de daha kısa kullanım ömrü demektir. Buna karşılık dizüstü seçildiyse disk şifrelemesinin açık olması artık isteğe bağlı değildir; kaybolan şifrelenmemiş bir cihaz, üzerindeki tüm şirket verisinin dışarı çıkması anlamına gelir.

Kurumsal seri ile tüketici serisi farkı

Aynı üreticinin benzer donanıma sahip iki modeli arasında ciddi fiyat farkı görürsünüz. Fark genellikle şu başlıklardadır: gövde dayanıklılığı, klavye ve menteşe kalitesi, yedek parça bulunabilirliği, yerinde servis seçeneği ve model sürekliliği.

Son madde işletmeler için önemlidir: kurumsal seriler daha uzun süre üretimde kalır. Bu, altı ay sonra aynı modelden bir tane daha alabilmek ve tüm bilgisayarları aynı yapılandırmayla yönetebilmek demektir.

İşletim sistemi ve lisans

Cihazla birlikte gelen ev sürümü lisanslar, şirket ağına katılma ve merkezî yönetim gibi kurumsal özellikleri desteklemez. Cihaz sayısı arttıkça bu bir sorun hâline gelir; başlangıçta iş sürümü almak, sonradan yükseltmekten hem ucuz hem kolaydır.

Lisansların şirket adına ve merkezî bir hesap altında toplanması da önemlidir. Kullanıcıların kendi hesaplarıyla alınan lisanslar, o kişi ayrıldığında şirkette kalmaz.

Garanti ve destek süresi

Kurumsal cihazlarda garanti süresi ve türü, donanım özellikleri kadar önemlidir. İki noktaya bakın: garanti kaç yıl ve arıza hâlinde cihaz servise mi gidiyor, yerinde mi onarılıyor?

Servise gönderilen bir cihaz günlerce ofiste olmayacak demektir. Bu süre boyunca kullanıcının ne yapacağı planlanmalıdır; bu yüzden belirli sayıda cihazın üzerine bir yedek cihaz bulundurmak, uzatılmış garantiden daha ucuza çözüm sağlayabilir.

Standartlaşmanın değeri

Aynı modelden alınan cihazların yönetimi belirgin biçimde kolaydır: tek bir kurulum imajı hazırlanır, sürücü sorunları bir kez çözülür, yedek parça ortaktır. Her seferinde 'o an kampanyada olan' cihazı almak kısa vadede tasarruf gibi görünür, uzun vadede destek maliyeti olarak geri döner.

Pratik bir yaklaşım, iki veya üç standart yapılandırma belirlemek ve alımları bunların içinden yapmaktır: bir ofis modeli, bir yoğun kullanım modeli, gerekiyorsa bir taşınabilir model.

Bir bilgisayar ne zaman yenilenmeli?

Yenileme kararı genellikle cihaz tamamen bozulunca verilir. Bu, en pahalı zamanlamadır: acil alım yapılır, elde olan model alınır ve kullanıcı o sürede çalışamaz.

Daha sağlıklı yaklaşım, cihazları planlı bir döngüye almaktır. Yenileme sinyali olarak şunlara bakın: garanti süresinin dolmuş olması, işletim sistemi desteğinin bitmiş olması, belleğin artırılamıyor olması ve kullanıcının günlük olarak beklemekten şikâyet etmesi.

Son madde küçümsenmemelidir. Günde toplam yirmi dakika bekleyen bir çalışanın yıllık kaybı, yeni bir bilgisayarın maliyetiyle karşılaştırılabilir bir rakama ulaşır. Yenileme kararını yalnızca cihazın çalışıp çalışmadığına göre değil, ne kadar zaman kaybettirdiğine göre verin.

Eski cihazı elden çıkarmadan önce

Yeni cihaz alındığında eskisi genellikle satılır, bağışlanır veya bir çalışana verilir. Bu noktada sık yapılan hata, dosyaları silip biçimlendirmenin yeterli olduğunu sanmaktır; bu işlemlerden sonra veri büyük ölçüde geri getirilebilir durumda kalır.

Disk, verinin geri getirilemeyeceği bir yöntemle silinmelidir. Diskin şifrelenmiş olduğu durumlarda şifreleme anahtarının yok edilmesi de aynı sonucu verir ve çok daha hızlıdır. Cihazın hangi kullanıcıya ait olduğu ve nasıl elden çıkarıldığı da kayıt altına alınmalıdır; kişisel veri işleyen bir işletme için bu, envanterin bir parçasıdır.

Aynı şey cihaza bağlı hesaplar için de geçerlidir: eski bilgisayarda oturum açık kalmış bir e-posta veya bulut hesabı, cihazla birlikte el değiştirir. Elden çıkarmadan önce tüm oturumların kapatıldığından ve cihazın şirketin yönetim sisteminden çıkarıldığından emin olun.